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授人以渔 共同提高

  • 分类:新闻中心
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  • 发布时间:2016-11-08
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---商安大区提升档案管理工作纪实
 
        “一花独放不是春、百花争艳春满园”, 为了提升商安大区档案管理整体水平,分享镇安公司“AAA”档案室管理工作经验,2016年8月27日,在大区安排下,在镇安公司文秘余洋的前期精心准备和现场生动讲解下,通过现场大区各公司参会部长和文秘热烈的讨论,统一了管理标准,领会了整理技巧,收获了工作经验。会上,镇安公司文秘分享了建立“AAA档案室”的心路历程,向大家传授了档案管理的经验和技巧,现将部分内容简介如下,供大家分享。
        一、树立目标、持续坚持
        从2011年春天在洋县公司参加档案标准化管理培训开始,当看到别人家宽敞明亮的档案室,整齐有序的档案盒,系统规范的档案管理体系时,当时参会的惠部长和余洋便暗下决心、树立赶超目标,要以档案标准化2A级验收为任务,完成集团下达的任务。在实际整理过程中,二人利用县档案局副局长张庆芳来公司挂职机会,向专家虚心学习、努力提高,在张局长的实地指导下一起对2010年以前的文件、资料等的收集、整理、鉴定、保管等进行梳理,逐步建立起一套更快捷的、系统化、规范化的档案管理体系。虽然无数次的抱怨过,但是她们还是坚持着走了过来,从开始整理档案时的烦躁,到后来能够静下心来几个小时默默干一件事情,就这样她们用六个月的时间顺利创建了省3A级档案室。 
        二、目标分解,化整为零
        整理档案是一项枯燥无趣的工作。在这种躁动的情绪下去整理档案是非常被动的。所以要把这项工作作为当下的一个大目标,再把大目标分解为好多好多的小目标。然后把小目标一个一个的完成,在此阶段,切忌忽视小目标。类比到档案整理就是把众多的档案归类,然后每一类每一类的去清理,当清完一类时你就会有小小的成就感,当身边的档案越来越少时你会感受到一种“众里寻他千百度,蓦然回首那人却在灯火阑珊处”的清亮和内心的快感。整理档案就是这样,当目标被分解完了,开始慢慢去实现小目标,待到小目标都实现完了,你的大目标也会实现,档案整理也会非常开心的结束。
        三、细心耐心,简单轻松
        档案整理是一项极其繁琐的、极需要细心和耐心的工作。按“件”收集整理材料,分类整理,核查后逐页打码并组卷,按要求将材料装订、盖章、编码,编制归档文件目录,打印归档目录,备考表,装盒,上架入柜这些环节每项都缺一不可,并且只要有一个地方疏忽大意,不小心出了错,所有这些环节就必须又得从头来过。档案整理中的编制归档文件目录工作很简单,但是很少有人不出错误,所以这也要求着我们做事一定要细心且有耐心。在编制归档目录时,大家最喜欢的就是填充,当月份、年份更替时会不自觉的填充为当前格式,最后导致各种错误。录过目录的人会发现,有时候我们表格做了一大半发现编号错了,成文日期错了,甚至文件名都错了,为什么呢?其实是我们在利用格式填充时没有用心去更替时间而只是一味的填充,最后导致前功尽弃,甚至让自己大动肝火,对档案整理越来越失去了耐心和细心。然而当我们心细时,会注意到格式填充要么就是始终保持当前要么就是格式成等差数列式递增,因而我们在使用时就应该观察这些变化,当出现月份、年份、信息等变化时就转变为手动输入,再使用填充。也正是这样,细心且耐心后录目录的工作也会变得更简单,更轻松。
        四、换种顺序,出奇制胜
        大家都知道田忌赛马的故事,田忌改变赛马的出场顺序,利用中等马对战下等马,上等马对战中等马,下等马对战上等马。最后以2:1战胜了对方。从中可以看出不拘泥形式,敢于创新,敢于出奇制胜,换一个想法,会有另一番天地。其实在档案整理中也体现这思维,一般我们的整理顺序是装订成册,编码,盖章,录台账,写备考表,装盒上架。但其实我们可以将编码放第一步,因为有些时候装订好的材料出现逆面,颠倒错误等错乱情况,当你在编码的时处理这些事时,接下来的流程更顺畅,还有在编码的时候就可以顺便分类(包括细分到哪一类的保管多少年,比如划分到行政管理类30年);然后盖章的时候,我们可以一次排列10份文件(每份文件上面空出一个归档章位置依次排列),依次盖章,这样不仅比盖一份填一份录一份来的快,而且一次性盖的归档章,位置统一居中也很美观,最关键的是依次盖完章之后可以依次填写件号(不会出现断号、重号、跳号),编完件号之后顺手就依次把年份、类别、保管期限从前到后依次填写了,然后再依次录归档文件目录的就会很顺畅了。所以敢于创新,工作就是这么爽快。
        五、日常积累,告别加班
        档案工作的基础是日常工作的积累,归档时齐备的工作材料不是短时间内能整理出来的,从这个意义上说,与其在每年的整理、归档工作期间加班加点,不如在日常工作中做个有心人,注意日常工作资料的积累。档案整理工作还需要各部门的配合,在实际工作中由于存在资料的复杂性、材料日常保存的分散性及非档案工作人员认识的片面性等情况,经常会出现档案资料的缺失现象,导致档案资料的不完备,这就需要各部门的配合,注意保存资料。同时,作为档案工作人员应当注意保持工作的责任心和敏感度,及时发现和整理材料,同时积极寻求更多的支持与帮助,在点滴积累中为档案归档做好准备,这样整理起来会快捷、方便许多。
        六、授人以渔、走向轻松
        现在各公司在档案整理过程中都会遇到共同的一个难题,就是部门车间要么上交档案不及时,要么上交后的档案装订的乱七八糟。针对这一问题,第一要向公司领导阐明档案管理的重要性、争取领导支持。二要召开培训会,手把手教会部门和车间整理档案的方法。三要在部门车间日常查取相关档案资料时做到保障有力、找寻及时,让部门车间感觉到统一归档的好处。通过努力,目前镇安公司各部门车间已形成及时整理上交档案的习惯,上交来的档案也整理的有模有样,这也为档案管理员减轻了很多工作量。每年二季度初,公司档案整理均能够基本到位。
        “打江山易、守江山难”,要长久持续保持档案管理的高水平,需要我们后来者加倍努力。档案管理、纷繁芜杂、见微知著,简单的事情也蕴藏着大的道理。天下无难事,只怕有心人。任何事情想要做好,都需要努力去做,只要相信自己、掌握方法、持续坚持、我们的档案管理工作水平一定会再上新台阶!

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